Overzicht taken per Gebruikerstype

Onderstaand overzicht beschrijft per rol de bijbehorende taken binnen het Security Center. De taken zijn vermeld op het laagste niveau van autorisatie. Hoger geplaatste rollen kunnen doorgaans ook de taken uitvoeren van lagere rollen. Zorg ervoor dat iedere medewerker een rol toegewezen krijgt die aansluit bij zijn of haar functie en verantwoordelijkheden.
Medewerker

Deze rol heeft de meest beperkte rechten en wordt alleen gebruikt in combinatie met modules zoals Visitors en/of het Security Information System.

Taken (indien van toepassing):

  •  Aanmelden en bevestigen van bezoekers bij de beveiliging**
  •  Opzoeken van veiligheidsinformatie**
Sociale Inspectie

Deze rol is bedoeld voor inspecteurs van bijvoorbeeld het Ministerie van Sociale Zaken. Zij krijgen alleen leesrechten en mogen geen wijzigingen aanbrengen.

Zorg ervoor dat accounts voor inspecteurs na afloop van het bezoek gedeactiveerd of verwijderd worden.

Rechten:

  •  Zoeken en bekijken van firma’s en medewerkers
  •  Downloaden van certificaten
  •  Inzien en downloaden van Limosa-documenten
Contractor Contactpersoon

Een medewerker die fungeert als aanspreekpunt voor één of meerdere contractors.

Taken:

  •  Toevoegen van contractors
  •  Volgen van het toelatingsproces van eigen contractors
  •  Periodieke actualisatie van contractorgegevens
  •  Projecten aanmaken, bewerken of verwijderen**
Financiële Administratie

Deze optionele rol ondersteunt bij risicobeoordeling van contractors vanuit financieel oogpunt.

Taken:

  •  Beoordelen van alle nieuwe contractor-aanmeldingen
  •  Herbeoordeling van inactieve contractors
Receptiemedewerker

De kerngebruiker van het Security Center. Deze rol is verantwoordelijk voor de dagelijkse operationele processen.

1. Taken tijdens rustige momenten:

  •  Nieuwe overeenkomsten controleren
  •  Certificaten van firma’s en medewerkers controleren
  •  Sociale verzekeringsdocumenten (Limosa, A1) controleren
  •  Nieuw toegevoegde voertuigen controleren

2. Taken tijdens de nachtdienst:

  •  Beoordelen van aanmeldingen voor de volgende dag
  •  Koppelen van Access Test aan contractormedewerker
  •  Invoeren gegevens in badgingsysteem en badgenummers registreren
  •  Badges voor contractormedewerkers en bezoekers voorbereiden
  •  Controleren bezoekerslijst**
  •  Invoeren bezoekersgegevens in de Visitors-module**

3. Bij melding van een bezoeker:

  •  Bezoekerslijst raadplegen**
  •  Badge uitreiken

4. Bij melding van een contractormedewerker:

  •  Identiteitscontrole
  •  Naam opzoeken in Security Center
  •  BSN/Rijksregisternummer verifiëren
  •  Controleren en koppelen van de veiligheidstoets
  •  Uitgifte van badge

5. Bij voertuigtoegang:

  •  Voertuiggegevens controleren
  •  Kenteken, materiaallijst en inrijvergunning verifiëren

6. Overige taken::

  •  Firma’s bij twijfel doorsturen naar HSE
  •  Controleren van het Security Information System bij calamiteiten**
  •  Invullen van rapportages (dienstverslag, incidenten, BIN-meldingen, enz.)**
HSE Manager

De HSE Manager speelt een controlerende rol binnen het portal. Hij/zij toetst de toelating van contractors en beoordeelt aanvullende eisen op basis van risico’s.

Taken:

  •  Eindcontrole op nieuwe contractors na upload verplichte documenten
  •  Ondersteunen van receptie bij controle certificaten en overeenkomsten
  •  Beoordelen en goed-/afkeuren van vrijstellingsverzoeken voor VCA
  •  Beoordelen en goed-/afkeuren van Risico Inventarisatie en Evaluatie documenten
  •  Contact opnemen met contractors bij aanvullende vereisten
  •  Versturen van relevante mailings naar contractors**
  •  Bijwerken van HSE-informatie in het Security Information System**
Hoofd Receptie / Security

Het hoofd van de receptie houdt toezicht op processen en medewerkers. Deze rol heeft aanvullende taken ten opzichte van de receptiemedewerker.

Taken:

  •  Gebruikers toevoegen, wijzigen of verwijderen
  •  Periodiek controleren van gebruikersrechten*
  •  Beheren van contractors in de grijze zone
  •  Steekproefsgewijs controleren van logboekacties
  •  Bijwerken van veiligheidsinformatie in het Security Information System**
  •  Versturen van mailings over belangrijke wijzigingen naar contractors**
  •  Personen bij wangedrag toevoegen aan de "Persona non grata"-lijst
Beheerder Safety Portal

De Safety Portal Beheerder is de superuser binnen de organisatie. Deze gebruiker heeft toegang tot alle gegevens in het portal en fungeert als producteigenaar en primair aanspreekpunt richting Dream IT. Updates aan het platform worden gecommuniceerd met deze rol. Vanuit AVG/GDPR-oogpunt adviseren we maximaal twee personen in deze rol.

Taken:

  •  Contact onderhouden met Dream IT
  •  Interne communicatie over wijzigingen binnen het portal
  •  Periodiek overzicht houden op gebruikers en rechten*
  •  Wijzigingen doorvoeren op verzoek van gebruikers met lagere rechten
  •  Rapportages aanmaken en/of aanpassen**

* Volgens de AVG/GDPR mogen gebruikers enkel toegang hebben tot gegevens die zij nodig hebben voor hun taakuitoefening.
** Alleen beschikbaar indien dit onderdeel in de SLA is opgenomen.